Tabla de contenidos
- 1. Identificación
- 2. Marco Legal
- 3. Definiciones
- 4. Principios
- 5. Datos que Recolectamos
- 6. Finalidades
- 7. Datos de Menores
- 8. Autorización
- 9. Derechos
- 10. Procedimiento
- 11. Transferencia
- 12. Seguridad
- 13. Cookies
- 14. Retención
- 15. Registro RNBD
- 16. Modificaciones
- 17. Contacto
- 18. Autoridad de Control
- 19. Vigencia
1. Identificación del Responsable
Razón Social
SaberNexus
Ciudad
Medellín, Colombia
Correo electrónico
Teléfono
+57 304 668 5771
Sitio web
sabernexus.com
SaberNexus actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma.
Rol de las Instituciones Educativas
Las Instituciones Educativas que contratan los servicios actúan como Responsables del Tratamiento respecto a los datos de sus estudiantes, acudientes y personal. SaberNexus actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos.
2. Marco Legal
Esta Política se rige por:
Constitución Política de Colombia, Artículo 15
Derecho a la intimidad y habeas data
Ley 1581 de 2012
Régimen General de Protección de Datos Personales
Decreto 1377 de 2013
Reglamentario de la Ley 1581
Decreto 1074 de 2015
Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio (Título 26)
Ley 1098 de 2006
Código de Infancia y Adolescencia (datos de menores)
3. Definiciones
Dato Personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Dato Sensible
Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos).
Dato de Menores
Datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Titular
Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
Responsable del Tratamiento
Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
Encargado del Tratamiento
Persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos.
4. Principios del Tratamiento
SaberNexus aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
Legalidad
El Tratamiento se sujeta a la ley colombiana
Finalidad
Propósitos legítimos e informados al Titular
Libertad
Requiere autorización previa del Titular
Veracidad
Datos veraces, completos y actualizados
Transparencia
El Titular puede conocer información sobre sus datos
Acceso Restringido
Solo personas autorizadas acceden
Seguridad
Medidas técnicas y organizativas de protección
Confidencialidad
Obligación de reserva sobre los datos
5. Datos que Recolectamos
5.1 Datos de Instituciones Educativas (Clientes)
- Datos de identificación: Nombre de la institución, NIT, dirección, teléfono
- Datos del representante legal: Nombre, cédula, correo electrónico, teléfono
- Datos de facturación: Información bancaria, historial de pagos
5.2 Datos de Usuarios Administrativos
- Datos de identificación: Nombre, número de documento, correo electrónico
- Datos laborales: Cargo, área, fecha de vinculación
- Credenciales de acceso: Usuario, contraseña (cifrada)
5.3 Datos de Docentes y Personal
- Datos de identificación: Nombre, cédula, correo, teléfono, dirección
- Datos laborales: Cargo, asignaturas, cursos asignados
- Datos académicos: Formación profesional, especializaciones
5.4 Datos de Estudiantes
- Datos de identificación: Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, género
- Datos de contacto: Dirección, teléfono (si aplica)
- Datos académicos: Curso, calificaciones, asistencia, observaciones
- Datos de salud (si se registran): Condiciones médicas relevantes, alergias, tipo de sangre
5.5 Datos de Acudientes/Familias
- Datos de identificación: Nombre, cédula, parentesco con el estudiante
- Datos de contacto: Correo electrónico, teléfono, dirección
- Preferencias de comunicación: Canales preferidos (WhatsApp, correo)
6. Finalidades del Tratamiento
6.1 Finalidades Generales
6.2 Finalidades para Datos de Estudiantes
- Gestionar el proceso de inscripción y matrícula
- Registrar y consultar calificaciones académicas
- Controlar la asistencia escolar
- Generar boletines y reportes académicos
- Facilitar la comunicación entre la institución y los acudientes
- Identificar estudiantes que requieran apoyo académico
6.3 Finalidades para Datos de Acudientes
- Enviar información sobre el desempeño académico del estudiante
- Notificar eventos, reuniones y actividades escolares
- Enviar alertas de asistencia
- Facilitar la comunicación con la institución educativa
6.4 Finalidades para Datos de Docentes
- Gestionar asignación de cursos y materias
- Facilitar el registro de calificaciones y asistencia
- Coordinar actividades académicas
- Generar reportes de desempeño
7. Tratamiento de Datos de Menores de Edad
De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1098 de 2006 (Código de Infancia y Adolescencia):
Protección Especial
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes requiere autorización previa del representante legal (padre, madre o tutor), quien debe garantizar que se respeten los derechos del menor.
7.1 Responsabilidad de la Institución Educativa
La Institución Educativa, como Responsable del Tratamiento de los datos de sus estudiantes, es responsable de:
- Obtener la autorización de los representantes legales
- Informar sobre las finalidades del tratamiento
- Garantizar que el tratamiento responda al interés superior del menor
- Conservar prueba de las autorizaciones otorgadas
7.2 Interés Superior del Menor
Todo tratamiento de datos de menores debe responder a su interés superior y garantizar el respeto de sus derechos fundamentales.
7.3 Datos Sensibles de Menores
Los datos sensibles de menores (información de salud, por ejemplo) solo serán tratados cuando sea estrictamente necesario para proteger la vida o integridad del menor, y con la autorización expresa del representante legal.
8. Autorización
8.1 Obtención de la Autorización
SaberNexus obtiene autorización para el tratamiento de datos personales mediante:
- Aceptación de términos y condiciones al registrarse en la plataforma
- Formularios de autorización física o electrónica
- Conductas inequívocas que permitan concluir el otorgamiento de autorización
8.2 Prueba de la Autorización
SaberNexus conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares, la cual estará disponible cuando sea requerida por el Titular o por la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.3 Autorización para Datos de Estudiantes
Las Instituciones Educativas son responsables de obtener y conservar las autorizaciones de los representantes legales de los estudiantes. SaberNexus facilita mecanismos dentro de la plataforma para documentar dichas autorizaciones.
9. Derechos de los Titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen los siguientes derechos:
Conocer
Acceder a sus datos personales
Actualizar
Solicitar actualización de datos incompletos
Rectificar
Corregir información incorrecta
Suprimir
Solicitar eliminación de datos
Revocar
Revocar la autorización otorgada
Oponerse
Oponerse al tratamiento
Solicitar prueba
Obtener prueba de la autorización
Presentar quejas
Quejas ante la SIC
9.1 Limitaciones
El derecho de supresión no procederá cuando:
- El Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
- La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
- Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del Titular
- Los datos sean necesarios para cumplir una obligación legalmente adquirida
10. Procedimiento para Ejercer Derechos
10.1 Canal de Atención
10.2 Requisitos de la Solicitud
Toda solicitud debe incluir:
- Nombre completo del Titular
- Número de documento de identificación
- Descripción clara de la solicitud
- Datos de contacto para respuesta
- Documentos que soporten la solicitud (si aplica)
Para solicitudes relacionadas con menores de edad, debe acreditarse la calidad de representante legal.
10.3 Plazos de Respuesta
10
días hábiles - Consultas
Prorrogable 5 días
15
días hábiles - Reclamos
Prorrogable 8 días
10.4 Datos Administrados por Instituciones Educativas
Para datos de estudiantes, docentes y acudientes, el Titular deberá dirigir su solicitud en primer lugar a la Institución Educativa correspondiente, quien actúa como Responsable del Tratamiento.
SaberNexus, como Encargado, apoyará a la Institución en la atención de dichas solicitudes.
11. Transferencia y Transmisión de Datos
11.1 Transmisión a Encargados
SaberNexus puede transmitir datos personales a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para:
- Almacenamiento en servidores (infraestructura en la nube)
- Envío de comunicaciones (proveedores de correo y WhatsApp)
- Procesamiento de pagos
Estos terceros están obligados contractualmente a tratar los datos conforme a esta Política, implementar medidas de seguridad adecuadas y no usar los datos para fines propios.
11.2 Transferencia Internacional
Los datos pueden ser almacenados en servidores ubicados fuera de Colombia (servicios de nube como DigitalOcean). En estos casos:
- Se verifica que el país destinatario tenga niveles adecuados de protección
- Se suscriben cláusulas contractuales que garanticen la protección de los datos
- Se cumple con los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012
11.3 No Comercialización
SaberNexus NO vende, alquila ni comercializa datos personales a terceros.
12. Medidas de Seguridad
SaberNexus implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:
12.1 Medidas Técnicas
12.2 Medidas Organizativas
- Control de acceso basado en roles
- Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
- Capacitación al personal en protección de datos
- Políticas internas de seguridad de la información
12.3 Gestión de Incidentes
En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales:
- Se identificará y contendrá el incidente
- Se evaluará el impacto
- Se notificará a los afectados y autoridades cuando sea requerido por ley
- Se documentará el incidente y las acciones tomadas
- Se implementarán medidas para prevenir recurrencia
14. Retención de Datos
14.1 Período de Conservación
Los datos personales se conservarán mientras:
- Exista relación contractual con el Cliente
- Sean necesarios para las finalidades autorizadas
- Exista obligación legal de conservarlos
14.2 Datos de Cuentas Canceladas
Días de retención
Después de cancelación o bloqueo, los datos se eliminan permanentemente
14.3 Datos Históricos Académicos
Por la naturaleza educativa de la plataforma, las Instituciones deben considerar sus obligaciones legales respecto a la conservación de expedientes académicos, las cuales pueden extenderse más allá de la vigencia del contrato con SaberNexus.
15. Registro de Bases de Datos
En cumplimiento del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, SaberNexus inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Modificaciones a esta Política
SaberNexus se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas mediante:
- Publicación en el sitio web
- Notificación por correo electrónico a los Clientes
- Aviso dentro de la plataforma
El uso continuado de la plataforma después de la publicación de cambios constituye aceptación de la Política modificada.
17. Contacto y Canal de Atención
Para ejercer sus derechos o realizar consultas sobre esta Política:
SaberNexus
18. Autoridad de Control
Si el Titular considera que SaberNexus ha vulnerado sus derechos, puede presentar queja ante:
Superintendencia de Industria y Comercio
19. Vigencia
Esta Política entra en vigencia a partir del 20 de enero de 2026 y permanecerá vigente mientras SaberNexus realice tratamiento de datos personales.
Versión: 1.0
Fecha de publicación: 20 de enero de 2026
Al utilizar SaberNexus, usted confirma que ha leído, entendido y aceptado esta Política de Tratamiento de Datos Personales.